Derfor bør du tage effektivisering af dine arbejdsgange seriøst
Oplever du udfordringer i udførslen af dit arbejde, og er du erhvervsdrivende eller leder i en mindre eller mellemstor virksomhed? Hvis ja, læs med her og kom et par skridt tættere på en mere effektiv hverdag.
Hvorfor effektivisere?
Der er mange fordele forbundet optimering og effektivisering af arbejdsgange. I mange tilfælde kommer fordelen til udtryk gennem besparelser, hurtigere og bedre udført arbejde, bedre konkurrencedygtig, rigere data osv. Men trods de til tider mange fordele at hente, er der alligevel en del personer, som vælger at anerkende vigtigheden af effektivisering, men undlader at handle på det.
Der kan være flere årsager til netop, hvorfor nogle vælger at tilsidesætte optimeringer. I mange tilfælde handler det om økonomi, hvor optimering oftest forbindes med omkostningstunge softwaresystemer, maskineri eller udstyr. Selvom at dette er rigtig, er det ikke altid nødvendigvis sagen, da det afhænger af, hvad der er tale om og omfanget af det.
For nogle kan der også være mindre lyst til opgradering af eksempelvis udstyret, hvis det ikke er i stykker, hvilket du nok kan nikke til at have hørt fra det engelskeordsprog: ”Don’t fix it, if it ain’t broken”. Men der kan være betydelige problemer forbundet med ældre løsninger på sigt. Det kan være alt fra nedgange, fejl, ineffektivt forbrug af resurser og tid mv.
Mening bag galskaben
Men at undlade at optimere eller gøre dine arbejdsgange mere effektive, kan resultere i flere forskellige typer af konsekvenser. Der kan her være tale om konsekvenser, som kommer til at hæmme din økonomisk vækst og sætte en kæp i hjulet for din forretning. Det kan derfor give god mening at tage effektivisering af dine arbejdsgange seriøst.
Ved at optimere forretningskristiske områder, kan du undgå at bruge unødvendig lang tid på udskrivningsopgaver, udbedring af fejlmeddelelser, risikoer for mange dokumenter og sikkerheds brud mv.
Frem med forstørrelsesglasset
Når du forstår vigtigheden af at have optimale arbejdsgange, er det næste skridt at undersøge, hvilke områder du bør forbedre. Det kan anbefales, at du altid tager udgangspunkt i din egen unikke situation, da ikke to virksomheder eller personer kontormiljø er nødvendigvis ens.
Afhængigt af din situation bør du gå efter arbejdsprocesser, som er bøvlet og giver dig udfordringer med at udføre dit arbejde.
Der kan her være tale om mange forskellige ting, hvoraf følgende er nogle af de mest gængse:
- Printere
- Kopimaskiner
- Multifunktionsmaskiner
- Arkiveringssystemer
- Dokumenthåndtering
- IT sikkerhed
- Digitale programmer til udførsel af arbejde
- Internet
Er du på bar bund, kan det give rigtig god mening for dig, at du undersøger alle de ting, som du gør brug af i din arbejdsdag, herunder, hvilke systemer du bruger og omkringliggende udstyr mv. På den måde, kan du hurtigt finde frem til de områder, hvor der er behov for optimering, hvis du ikke allerede nu er bekendt med områderne.